Komunikacija mejlovima – lični PR

Da li se sećate perioda kada ste prvi put počinjali da šaljete mejlove nekome?

Za generacije starije od 1980. godišta prvi mejlovi su uglavnom bili poslovni. Kako ste se osećali?

Prvi mejlovi su kao prvi javni nastupi: vi istupate napred, imenom i prezimenom, pokazujete koliko ste pismeni, koliko ste vešti (ah, te greške u kucanju!), ali pre svega nesvesno demonstrirate koliko ste komunikativni.

Nekada se u školi učilo kako se pišu pisma. Danas bi trebalo da se uči na času maternjeg jezika kako se pišu mejlovi. To je kao kod pisma: treba imati obraćanje (Dragi, Poštovani,..), uvod, konkretnu zamisao (razlog mejla) i pozdrav uz kontakt. Ništa lakše, ali ipak treba vežbati.

Problem sa današnjim mejlovima je u tome što se nekada ljudi raspišu pa kada otvorite mejl koji nema novi red a može da stane na gusto kucanu A4 stranu, verovatno vam odmah stvara averziju (“Pre ću pročitati kratku priču, nego ovoliki mejl”).

Ovo su moji utisci (saveti) za pisanje mejlova:

  1. Prvo i osnovno: napišite temu mejla tj. Subject! U masi mejlova koji stižu tokom dana, lako će se desiti da mejl bez Subject-a neće biti ponovo otvoren, jer ne piše na njemu o čemu je. To je kao naslov priče. Mora da postoji.
  2. Pri prvom obraćanju uvek stavite “Dragi” ili “Poštovani”, čime u startu privlačite nečiju pažnju, jer ste nekoga oslovili
  3. Budite konkretni i jasni. Ljudi imaju sve manje vremena, a da biste nešto uradili efikasno početna stavka je efikasna komunikacija
  4. Ako mejl treba da sadrži više informacija, podelite ga na delove, stavite crtice (bullets), a najbolje je da primaoca mejla na početku upozorite na dužinu čitanja (“Imam 3 stvari da objasnim” ili “Mejl će biti malo duži, ali …”, ili “Kada ovo otvoriš znam da se nećeš obradovati količinom teksta…” ili “Izvinjavam se na dužini mejla, ali…”). Mogućnosti su bezbrojne.🙂
  5. Mejl završite pozdravom (“S poštovanjem”, “Srdačno”, “Pozdrav!”…) i obavezno napišite svoje ime i kontakt (posebno ako se radi o poslovnom mejlu, a tada morate imati i ime kompanije, vašu funkciju i sajt).
  6. Ako šaljete prilog (Attach) UVEK napomenite u jednoj rečenici “Materijal je u prilogu”, jer se ljudima desi da ne pogledaju sve u brizini.
  7. Ukoliko dođe do prepiske, tj. ako se odgovara naizmeničo na isti mejl, onda već možete da skratite tekst i da izbacite obraćanje i potpis, jer ste na neki način počeli aktivnu komunikaciju sličnu chat-u  i osoba sa kojom se dopisujete sada već uveliko zna ko ste.

Glavni savet: ne šaljite mejlove kakve ni sami ne želite da čitate!
(Slično važi za sve u životu, zar ne?)🙂

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Photo: Gmail logo

7 thoughts on “Komunikacija mejlovima – lični PR

  1. Vrlo prakticno, sve cestitke za ovaj tekst, o mejlu, kao sto vazi – govor odaje coveka, tako stoji danas, – pisanje meila, odaje coveka.
    M.Nukovic.

  2. Sjajno, kratko, jasno! Ako me neko pita kako se piše mail, šaljem mu tvoj tekst🙂
    Ja sam imala sreću da imam sjajnog profesora na faxu koji nas je “mučio” na jednom predmetu sa seminarskim radovima i prepiskom sa njim putem maila. I zasita nas je izdriblao! Realno, niko pre toga nije imao pojma o pravilima o kojima ti pričaš!🙂
    Bravo!🙂

  3. Pitanje: šta misliš o stavljanju smajlija i slično u profesionalnom mailu? Recimo sa nekim koga znamo od pre, ali i sa nekim koga ne poznajemo dorbo? Baš me zanima!🙂

    • Dobro pitanje, profesorka!🙂
      Mislim da je mejl veoma krut oblik komunikacije i mnoge reči deluju oštrije nego što znače u govoru. Zato je odlično staviti povremeno smajlije, da bi se opustio ton komunikacije.
      Sa druge strane, ako se nekome obraćate poslovno i prvi put, onda nema smajlija. Razlog tome: treba delovati profesionalno i ne znate sa kim se suočavate “preko puta mejla”.🙂

      • Dobar savet!🙂 Hvala!
        I baš si u pravu da je mail krut oblik komunikacija, zaista nešto i neko zadeluje strožije nego što je u stvarnosti! Kiss :*

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s